§1. Navn, hjemsted og arbejdsområde
Roager Lokalarkiv er en selvejende institution. Dets hjemsted og arbejdsområde
er Roager Sogn i Esbjerg Kommune.
§2. Formål
Arkivets formål er at
indsamle, registrere og bevare arkivalier, billeder, film- og lydoptagelser, trygt
materiale og andre data uanset medium af ikke-kommunal og ikke-statslig
proveniens med tilknytning til Roager Sogns, dets borgere, foreninger,
virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
stille det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de
gældende regler for tilgængelighed, og gennem udadvendt virksomhed at
fremme kendskabet til og styrke interessen for Roager Sogns historie.
§3. Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje, og dets forbliven som
sådan garanteres.
§4. Organisering
Roager Lokalarkiv er organiseret under Arkivudvalget for Esbjerg Kommune og
deltager i møder, kurser, fællesregistreringer og andet arrangeret af dette.
§5. Roager Lokalarkiv er medlem af en landsdækkende arkivorganisation, der kan
godkendes af arkivudvalget. Arkivet er desuden medlem af den regionale
kreds.
I øvrigt samarbejder Roager Lokalarkiv med andre arkiver og beslægtede
organisationer og kan afstemme sin arbejdsplan herefter.
§6. Styrelse
Roager Lokalarkiv forestås af en styrelse på fem medlemmer. Styrelsen er
selvsupplerende eller udpeges af Roager Landsbyråd.
Styrelsen konstituerer sig selv hvert år med formand og kasserer og
fastlægger i øvrigt selv sin forretningsorden. Der laves referat af møderne.
Arkivlederen fungerer som styrelsens sekretær. Formand og kasserer tegner
Roager Lokalarkiv.
§7. Styrelsen ansætter/afskediger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets
drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse i henhold til de gældende
regler.
Styrelsen ansætter/afskediger det øvrige personale i samråd med
arkivlederen.
§8. Styrelsen påser og har ansvar for, at arkivets samlinger opbevares
betryggende i godkendte arkivmaterialer og er forsvarligt registreret efter
retningslinjer, der er godkendt af Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
§9. Styrelsen påser, at arkivets samlinger er offentligt tilgængelige under opsyn
efter de gældende tilgængelighedsregler i en fast, bekendtgjort åbningstid
mindst èn gang månedligt.
§10. Arkivalier med særligt personfølsomme oplysninger (personsager og lignende),
som er utilgængelige i en vis periode, kan opbevares i Esbjerg Byhistoriske
Arkiv, indtil tilgængelighedsfristen er udløbet.
§11. Kommunale og/eller statslige arkivalier Roager Lokalarkiv har i sin samling,
eller som det måtte modtage, afleveres til Esbjerg Byhistoriske Arkiv.
§12. Arbejdsplan
Styrelsen er ansvarlig for udarbejdelsen af en arbejdsplan og et budget og
overholdelsen heraf.
§13. Økonomi
Roager Lokalarkiv etableres og drives for midler tilvejebragt gennem tilskud
fra det offentlige, institutioner, virksomheder, foreninger og private.
§14. Penge, som arkivet råder over, skal indestå på en for arkivet oprettet konto
i et pengeinstitut.
§15. Arkivets regnskab følger kalenderåret.
Arkivets regnskab revideres af to regnskabskyndige personer og underskrives
af arkivets styrelse.
§16. Årsberetning
Regnskab og budget fremlægges på Roager Landsbyråds årsmøde i februar.
§17. Det reviderede regnskab sendes sammen med årsberetningen og budgettet
for det efterfølgende år til Esbjerg Kommune via Esbjerg Byhistoriske Arkiv
til godkendelse samt til øvrige tilskudsgivere.
§18. Opløsning
Er der ikke grundlag for arkivets drift eller ophører Roager Lokalarkiv af en
eller anden grund, deponeres samlingerne i Esbjerg Byhistoriske Arkiv, så
deres forbliven i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.
Eventuel formue overføres til andet lokalhistorisk arbejde efter godkendelse
i Esbjerg Byråd.
§19. Ikrafttræden
Vedtægterne træder i kraft efter vedtagelsen samt godkendelse i
Arkivudvalget for Esbjerg Kommune og Esbjerg Kommune samt den
anerkendte arkivorganisation, man søger medlemskab hos.
§20. Vedtægtsændringer
Disse vedtægter kan ændres på forslag fra styrelsen. Vedtægtsændringer
skal godkendes af Arkivudvalget for Esbjerg Kommune, Esbjerg Kommune
samt den arkivorganisation, man er medlem af.
Således vedtaget den 29. november 2014
Til styregruppen valgtes følgende:
Jørgen Jørgensen
Jørgen Hanssen
Egon Andersen
Ralph Larsen
Bent Pedersen
